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Meisterheft

Stichtag 31. Dezember 2026: Das IHK‑Berichtsheft endet.Zum IHK-Stichtag

Ratgeber für Ausbilder, Personal und Geschäftsführung

Ausbildungsnachweis nach dem Ende des IHK-Berichtshefts: Checkliste mit sieben Fragen an jedes Tool

Stand: 3. Oktober 2026 · Lesezeit etwa 5 Minuten · Redaktion Meisterheft

Kurzantwort

In 30 Sekunden gelesen

Prüfen Sie jedes Werkzeug für den Ausbildungsnachweis, auch Word, Excel und Papier, an denselben sieben Fragen: Form, Inhalte, Prüfung durch den Ausbilder, Revisionssicherheit, Vorlage bei der Kammer, Einsicht für Dritte sowie Kosten und Datenschutz. Sie folgen der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses.

Exportieren Sie außerdem die bisherigen Berichte aus dem IHK-Berichtsheft, solange es läuft.

Ausgangslage

Das digitale Berichtsheft der IHK-Organisation wird zum 31. Dezember 2026 eingestellt, einzelne Kammern haben früher abgeschaltet; maßgeblich ist die Mitteilung Ihrer IHK (Stichtag und Export). Der Ausbildungsnachweis bleibt Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung (§ 43 BBiG). Wer mitten in der Ausbildung ist, braucht bis dahin einen Weg, die bisherigen Berichte mitzunehmen und neue so zu führen, dass die Kammer sie anerkennt.

Grundlage der Fragen ist die Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses vom 1. September 2020 für das Führen von Ausbildungsnachweisen (Nr. 156). Sie ist rechtlich keine Pflicht, aber der Maßstab, an dem sich Kammern und Prüfungsausschüsse orientieren. Ob Ihre Kammer zusätzliche Vorgaben macht, fragen Sie vorher dort nach. Welche Lösungen es gibt

Sieben Fragen an jedes Tool

1. Form und Pflichtangaben

  • Wird der Nachweis elektronisch geführt, täglich oder wöchentlich, stichwortartig?
  • Stehen auf jeder Übersicht Name, Ausbildungsjahr und Berichtszeitraum?

2. Inhalte

  • Ist die betriebliche Tätigkeit von Unterweisungen und Schulungen getrennt erfasst (betrieblich, überbetrieblich, betrieblicher Unterricht)?
  • Sind Berufsschulthemen eintragbar?
  • Wird die Dauer der Tätigkeiten erfasst?
  • Lässt sich ein Eintrag dem Ausbildungsrahmenplan des Berufs zuordnen? Gibt es den Plan für Ihren Beruf?

3. Prüfung durch den Ausbilder

  • Gibt es eine elektronische Freigabe, aus der hervorgeht, wer wann geprüft hat?
  • Hilft das Tool bei der mindestens monatlichen Prüfung (Erinnerung, Übersicht offener Berichte)?

4. Revisionssicherheit

  • Ist ein freigegebener Bericht gesperrt?
  • Wird eine spätere Änderung oder Entsperrung mit Zeit, Person und Begründung protokolliert?

5. Vorlage bei der Kammer

  • Lässt sich der gesamte Nachweis als PDF ausgeben, mit Deckblatt (Beruf, Betrieb, Ausbilder, Ausbildungsbeginn und -ende)? Was auf das Deckblatt gehört
  • Was passiert mit noch nicht freigegebenen Wochen?

6. Einsicht für Dritte

  • Können Berufsschule, gesetzliche Vertreter (bei Minderjährigen) und Arbeitnehmervertretung (JAV, Betriebsrat) den Nachweis einsehen, ohne dass jemand Papier oder PDFs verschickt?

7. Kosten und Datenschutz

  • Bleibt der Nachweis für den Auszubildenden kostenlos (§ 14 BBiG: Ausbildungsmittel stellt der Betrieb)?
  • Wo liegen die Daten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, wie lange wird aufbewahrt, und was geschieht nach Vertragsende mit den Daten (Export)?

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Häufige Fragen

Muss ein digitaler Ausbildungsnachweis die BIBB-Empfehlung Nr. 156 erfüllen?

Rechtlich ist die Empfehlung keine Pflicht, sie ist aber der Maßstab, an dem sich Kammern und Prüfungsausschüsse orientieren. Fragen Sie vor der Entscheidung bei Ihrer Kammer nach, ob sie zusätzliche Vorgaben macht.

Wie oft muss der Ausbilder den Ausbildungsnachweis prüfen?

Nach der Empfehlung mindestens monatlich. Im Tool sollte aus der elektronischen Freigabe hervorgehen, wer wann geprüft hat; hilfreich sind eine Erinnerung und eine Übersicht offener Berichte.

Bleibt der digitale Ausbildungsnachweis für Auszubildende kostenlos?

Er sollte es bleiben: Nach § 14 BBiG stellt der Betrieb die Ausbildungsmittel. Prüfen Sie deshalb, wer das Tool bezahlt und ob für Auszubildende Kosten entstehen.

Wann sollte ich die bisherigen Berichte aus dem IHK-Berichtsheft sichern?

Solange das System noch läuft, spätestens vor dem 31. Dezember 2026. Danach ist der Zugriff nicht mehr garantiert. Exportieren Sie die Berichte als PDF und drucken Sie sie bei Bedarf mit Unterschrift aus.

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Quellen

Die Angaben beruhen auf den Mitteilungen der genannten Stellen. Stand der Recherche: 3. Oktober 2026. Prüfen Sie Fristen und Hinweise bitte immer bei Ihrer zuständigen IHK.