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Digitales Berichtsheft der IHK wird eingestellt: Was Betriebe jetzt wissen müssen

Stand: 3. Oktober 2026 · Lesezeit etwa 9 Minuten · Redaktion Meisterheft

Kurzantwort

Das digitale Berichtsheft der IHK im Serviceportal „meine IHK digital“ wird bundesweit zum 31. Dezember 2026 eingestellt. Ab dem 1. Januar 2027 ist kein Zugriff und kein Export mehr möglich. Betriebe und Azubis müssen ihre Berichte vorher exportieren und lokal speichern.

Der Ausbildungsnachweis bleibt Pflicht. Er darf weiterhin schriftlich oder elektronisch geführt werden, also auf Papier, in einer Mischform oder mit dem Tool eines anderen Anbieters.

Das Wichtigste auf einen Blick

Was wird eingestellt?	Das digitale Berichtsheft der IHK im Serviceportal „meine IHK digital“.
Stichtag	31. Dezember 2026, bundesweit laut Mitteilungen der IHKs.
Zugriff danach	Ab dem 1. Januar 2027 nicht mehr möglich, auch kein Export.
Früher abgeschaltet	Die IHK für München und Oberbayern hat bereits zum 31. Dezember 2025 abgeschaltet.
Neue Registrierungen	Laut IHK Hannover für Betriebe seit dem 22. September 2025 nicht mehr möglich.
Wer ist betroffen?	Alle Betriebe und Azubis, die das digitale Berichtsheft der IHK nutzen.
Bleibt der Nachweis Pflicht?	Ja. Er darf schriftlich oder elektronisch geführt werden (§ 13 BBiG).
Dürfen andere Tools genutzt werden?	Ja. Viele IHKs empfehlen Azubiheft als gemeinsame Nachfolgelösung, einige BLok; andere sprechen keine Empfehlung aus.

Was am 31. Dezember 2026 passiert

Das System wird zum Jahresende abgeschaltet. Bis dahin können bestehende Nutzer weiterarbeiten. Danach lassen sich weder Berichte ansehen noch exportieren. Die IHKs empfehlen deshalb, das Berichtsheft rechtzeitig vor Ablauf zu exportieren und lokal abzuspeichern, besonders wenn die Ausbildung über den Stichtag hinausgeht.

Nicht jede Kammer wartet bis Ende 2026: Die IHK für München und Oberbayern hat ihr digitales Berichtsheft bereits zum 31. Dezember 2025 abgeschaltet. Die Mitteilung Ihrer zuständigen IHK ist in jedem Fall maßgeblich.

So exportieren Sie das IHK-Berichtsheft

Mehrere Kammern stellen eine Anleitung bereit. Die IHK München beschreibt den Weg so (Stand September 2025):

Im Serviceportal „meine IHK digital“ (meineihk.service.ihk.de) zum Abschnitt „Zum digitalen Berichtsheft“ gehen und anmelden.
Die Kachel „Berichtsheftverwaltung“ öffnen.
„Berichtsheftexport aller Einträge (.pdf)“ wählen und die PDF-Datei speichern.
Die Datei sicher aufbewahren, am besten zusätzlich in den Ausbildungsunterlagen des Betriebs.
Erst danach, falls gewünscht, das Berichtsheft im Portal über die Registerkarte „Löschen“ entfernen.

Wichtig: Der Export ist ein PDF. Es dient als Nachweis für die bisherigen Wochen, lässt sich aber nicht automatisch in ein anderes System übernehmen. Ein Nachfolger führt das Berichtsheft ab dem Wechsel weiter, die Wochen davor belegt das exportierte PDF. Der genaue Weg im Portal kann je nach Kammer abweichen.

Warum das Berichtsheft Pflicht bleibt

Das Berufsbildungsgesetz verpflichtet Auszubildende, „einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen“ (§ 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG). Die Zulassung zur Abschlussprüfung setzt voraus, dass dieser Nachweis vorgelegt wird (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG).

Die Einstellung des IHK-Systems ändert an dieser Pflicht nichts. Sie betrifft nur das Werkzeug, nicht den Nachweis selbst. Betriebe brauchen also einen Ersatz oder eine Rückkehr zum Papier, und zwar rechtzeitig vor dem Stichtag.

So wird das Berichtsheft geführt: der Ablauf von der ersten Woche bis zur Prüfung

Unabhängig vom Werkzeug läuft der Ausbildungsnachweis immer nach demselben Muster. Grundlage sind das Berufsbildungsgesetz und die Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses, an der sich die Kammern orientieren.

Schritt	Wer macht was	Wie oft
1. Eintragen	Auszubildende halten fest, was sie gemacht haben: betriebliche Tätigkeiten, Unterweisungen und Berufsschulunterricht, jeweils mit Stunden. Stichworte genügen, die Einträge sollen aber den Bezug zum Ausbildungsrahmenplan erkennen lassen.	Täglich oder wöchentlich, mindestens wöchentlich im Umfang von etwa einer DIN-A4-Seite.
2. Einreichen	Auszubildende legen den Nachweis der ausbildenden Person vor, auf Papier oder elektronisch.	In der Regel monatlich.
3. Durchsehen und abzeichnen	Ausbilder prüfen die Einträge, besprechen sie mit den Auszubildenden und zeichnen ab. Das Gesetz verpflichtet Ausbildende, zum Führen anzuhalten und die Nachweise regelmäßig durchzusehen (§ 14 Abs. 2 BBiG).	Mindestens einmal im Monat.
4. Abgleich mit dem Rahmenplan	Betrieb und Ausbilder prüfen, ob alle Inhalte des Ausbildungsrahmenplans vermittelt wurden und die Sollstunden erreicht sind. Lücken lassen sich während der Ausbildung schließen, nicht mehr danach.	Laufend, spätestens vor der Prüfungsanmeldung.
5. Vorlegen zur Prüfung	Der vollständige, von Auszubildenden und Ausbildern abgezeichnete Nachweis wird zur Zulassung zur Abschlussprüfung vorgelegt (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG). Danach gehört er zu den Ausbildungsunterlagen des Betriebs.	Einmal, zur Prüfungsanmeldung.

Die typischen Probleme liegen nicht im Ablauf selbst, sondern im Dranbleiben: Einträge werden nachgetragen statt zeitnah geschrieben, Abzeichnungen stapeln sich, und erst kurz vor der Prüfung fällt auf, dass Wochen fehlen oder ein Lernfeld nicht abgedeckt ist. Ein digitales Werkzeug löst das nicht automatisch, erleichtert aber Erinnerung, Freigabe und den Abgleich mit dem Rahmenplan.

Ist das Schreiben des Berichtshefts Arbeitszeit?

Ja, so wird es allgemein verstanden. Das Gesetz verpflichtet Ausbildende, Auszubildenden „Gelegenheit zu geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen“ (§ 14 Abs. 2 Satz 2 BBiG). Die Kammern formulieren es als „während der Ausbildungszeit am Arbeitsplatz“. Der Betrieb muss dafür Zeit einräumen, abends zu Hause nachtragen ist nicht vorgesehen.

Ausführlich: Was das Gesetz sagt, was es nicht regelt und wie viel Zeit es braucht

Welche Varianten es gibt: Papier, digital und dazwischen

Der Ausbildungsnachweis lässt sich auf mehreren Wegen führen. Das digitale Berichtsheft der IHK war einer davon, und er fällt weg.

Variante	So funktioniert es	Typische Stolpersteine
Papier	Handschriftlich in einem Heft oder auf Formularen. Ausbilder unterschreiben per Hand.	Einsammeln, Nachtragen und Rückfragen kosten jeden Monat Zeit. Fristen gehen leicht unter.
PDF- und Word-Vorlagen	Der Nachweis wird in Formularen am Rechner geführt. Mehrere Kammern bieten Vorlagen zum Download an.	Dateien wandern per Mail hin und her, Versionen und Doppelerfassung führen zu Fehlern.
Digitales Berichtsheft der IHK	Webanwendung im Serviceportal der IHK. Wird zum 31. Dezember 2026 eingestellt.	Keine Nutzung mehr nach dem Stichtag. Export vorher zwingend.
Digitale Berichtshefte	Apps und Web-Anwendungen für Azubis und Ausbilder, darunter die von vielen IHKs empfohlene Nachfolgelösung Azubiheft.	Auswahl, Datenschutz, Export im passenden Format und Kosten sollten vorab geprüft werden.
Mischform	Teile digital, Teile auf Papier, etwa Erfassung digital und Unterschrift auf dem Ausdruck.	Zwei Systeme, mehr Abstimmung. Die IHK Hannover nennt Papier und Mischformen ausdrücklich als zulässig.

Welche Nachfolgelösungen die IHKs nennen

Die Kammern gehen unterschiedlich vor. Wichtig für die Auswahl ist, was Ihre zuständige IHK schreibt:

Vorgehen	Was die Kammer anbietet	Beispiele
Gemeinsame Nachfolgelösung	Nach Angabe mehrerer IHKs haben sich die Kammern nach einer Evaluation für Azubiheft als gemeinsame Nachfolgelösung entschieden, für Mitgliedsbetriebe kostenfrei.	IHK Saarland, IHK Halle-Dessau
Eigene Partnerlösung	Einige Kammern stellen ihren Betrieben ein anderes digitales Berichtsheft kostenfrei zur Verfügung, etwa BLok.	IHK Südlicher Oberrhein
Liste mehrerer Anbieter	Die Kammer nennt mehrere Anbieter ohne Wertung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit.	IHK München, IHK Frankfurt am Main
Keine Empfehlung	Die Kammer nennt keine Anbieter, teils aus rechtlichen Gründen, teils wegen der Vielfalt der Angebote.	IHK Hannover, IHK Ostwürttemberg
Eigenes Portal bleibt	Manche Kammern betreiben ein eigenes System, das von der Einstellung nicht betroffen ist.	Fragen Sie Ihre IHK

Der Betrieb entscheidet selbst, welches Werkzeug er nutzt, solange die Anforderungen an den Ausbildungsnachweis erfüllt sind. Eine kostenfreie Kammerlösung ist ein naheliegender Startpunkt; vergleichen Sie trotzdem, was Ihr Betrieb im Alltag braucht, zum Beispiel den Abgleich mit dem Ausbildungsrahmenplan, Erinnerungen und Hilfe beim Start.

Checkliste: Das sollten Betriebe bis zum Stichtag erledigen

Bestand klären. Wer führt das Berichtsheft aktuell wo? Listen Sie Azubis, Ausbildungsjahr und Ausbildungsende auf. Wichtig sind vor allem die Azubis, deren Ausbildung über den 31. Dezember 2026 hinausgeht.
Berichte abschließen. Offene Berichte schreiben und freigeben lassen, solange das System noch erreichbar ist.
Export durchführen. Das Berichtsheft pro Azubi exportieren und lokal an einem sicheren Ort ablegen, so wie oben beschrieben. Nach dem Stichtag geht das nicht mehr.
Neue Lösung wählen. Entscheiden Sie, ob Papier, Mischform oder ein digitales Tool für Ihren Betrieb passt (siehe unten).
Azubis und Ausbilder einweisen. Eine kurze Einweisung am Anfang verhindert, dass Berichte in den ersten Wochen liegen bleiben.

Berichtsheft mit KI schreiben: erlaubt?

Ein Verbot gibt es nicht. Das Gesetz schreibt kein Werkzeug vor, verlangt aber, dass Auszubildende den Nachweis selbst führen und Ausbilder ihn regelmäßig durchsehen. Die IHKs raten Betrieben zu einer klaren, schriftlichen Regel: KI als Hilfe bei Formulierung und Struktur ist unproblematisch, der Inhalt muss aus der eigenen Arbeitswoche stammen und stimmen.

Ausführlich: Rechtslage, was die Kammern sagen, und eine Muster-Regel für Ihren Betrieb

Worauf Sie bei einem digitalen Nachfolger achten sollten

Ein guter Maßstab sind die Funktionen, die Betriebe vom IHK-Berichtsheft kennen: Einträge auf Tages- oder Wochenbasis, Einreichen und Freigeben online, Kommentare, ein Überblick über den Ausbildungsfortschritt und die Nutzung am PC, Tablet und Smartphone. Dazu kommen diese Punkte:

Export im passenden Format. Der Nachweis muss für Prüfung, Kontrolle und Ablage nutzbar sein.
Nachvollziehbare Freigaben. Zeitstempel und Benutzerbezug zeigen, wer wann freigegeben hat.
Datenschutz und Hosting. Prüfen Sie Standort der Server und Datenschutzunterlagen. Bei Azubis geht es um personenbezogene Daten.
Ausbildungsrahmenplan hinterlegt. Der Abgleich von Ist- und Sollstunden je Lernfeld zeigt Lücken, solange sie sich noch schließen lassen.
Einfache Bedienung für Azubis. Ein Tool, das nicht genutzt wird, bringt nichts. Mobile Nutzung hilft.
Transparente Kosten. Jahrespreis, Staffel nach Azubi-Zahl und Zusatzkosten sollten klar sein.
Hilfe beim Start. Hilfe bei der Einrichtung und ein Ansprechpartner entlasten Ausbilder und Personalabteilung.

Wie Meisterheft in dieses Bild passt

Meisterheft ist ein digitales Berichtsheft für Azubis und Ausbildungsbetriebe: Azubis schreiben ihre Einträge in einfache Formulare, Ausbilder zeichnen per Klick ab. Azubis werden täglich erinnert, fehlende Berichte sind in der Übersicht markiert.

Der Ausbildungsrahmenplan ist hinterlegt, sodass Ist- und Sollstunden je Lernfeld sichtbar sind. Der Export entspricht dem IHK-Ausbildungsnachweis-Format. Hosting in Frankfurt, DSGVO-konform und revisionssicher gemäß GoBD.

Der Einstieg beginnt mit einem Monat kostenlosem Test. Danach 2,90 Euro pro Auszubildenden und Monat zum Einführungspreis, mindestens 99 Euro im Jahr, inklusive Mehrwertsteuer. Dazu erhalten Sie ein Einführungsheft für die Begrüßungsmappe Ihrer Auszubildenden.

Wichtig: Den Export Ihrer bisherigen Berichte aus dem IHK-System müssen Sie in jedem Fall selbst vor dem Stichtag erledigen, unabhängig davon, welche Lösung Sie wählen.

Fragen zur Umstellung? Sprechen Sie mit uns.

In einem kostenlosen Gespräch gehen wir mit Ihnen durch, was bis zum Stichtag zu erledigen ist, und beantworten Ihre Fragen.

Häufige Fragen

Bis wann kann ich das digitale Berichtsheft der IHK noch nutzen?

Bis zum 31. Dezember 2026. Das digitale Berichtsheft im Serviceportal „meine IHK digital“ wird bundesweit zu diesem Datum eingestellt. Ab dem 1. Januar 2027 ist kein Zugriff mehr möglich.

Was passiert mit meinen Berichten nach dem Stichtag?

Nach dem 31. Dezember 2026 sind Zugriff und Export nicht mehr möglich. Die IHKs raten deshalb, das Berichtsheft rechtzeitig zu exportieren und lokal zu speichern, wenn die Ausbildung über den Stichtag hinausgeht.

Muss das Berichtsheft überhaupt digital geführt werden?

Nein. Nach § 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG ist ein schriftlicher oder elektronischer Ausbildungsnachweis zu führen. Papier, eine Mischform und ein digitales Tool sind gleichermaßen zulässig.

Wie oft muss das Berichtsheft geführt und unterschrieben werden?

Nach der Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses tragen Auszubildende täglich oder wöchentlich ein, mindestens wöchentlich im Umfang von etwa einer DIN-A4-Seite. Ausbilder sollen den Nachweis mindestens einmal im Monat prüfen, mit den Auszubildenden besprechen und abzeichnen. Das Gesetz verlangt von Ausbildenden, die Nachweise regelmäßig durchzusehen (§ 14 Abs. 2 BBiG).

Ist das Schreiben des Berichtshefts Arbeitszeit?

Ja, so wird es allgemein verstanden. Das Gesetz verpflichtet Ausbildende, Auszubildenden Gelegenheit zu geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Abs. 2 BBiG). Der Betrieb muss dafür Zeit einplanen.

Dürfen Azubis das Berichtsheft mit KI wie ChatGPT schreiben?

Ein Verbot gibt es nicht. Das Gesetz regelt nicht, mit welchem Werkzeug der Nachweis entsteht, verlangt aber, dass Auszubildende ihn selbst führen und Ausbilder ihn regelmäßig durchsehen. IHKs raten Betrieben, den Umgang mit KI klar zu regeln.

Gibt es eine offizielle Nachfolgelösung der IHK, und darf ich ein anderes Tool nutzen?

Ja. Der Betrieb entscheidet, welches Werkzeug er nutzt, solange die Anforderungen an den Ausbildungsnachweis erfüllt sind. Die Kammern gehen unterschiedlich vor: Nach Angabe mehrerer IHKs haben sich die Kammern für Azubiheft als gemeinsame, für Mitgliedsbetriebe kostenfreie Nachfolgelösung entschieden; einige bieten BLok an, andere nennen mehrere Anbieter oder sprechen keine Empfehlung aus.

Wird das Berichtsheft für die Prüfung noch gebraucht?

Ja. Nach § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG gehört die Vorlage des Ausbildungsnachweises zu den Voraussetzungen für die Zulassung zur Abschlussprüfung. Die Einstellung des IHK-Systems ändert daran nichts.

Gilt der Stichtag für alle Industrie- und Handelskammern?

Nein, nicht überall. Die IHKs nennen den 31. Dezember 2026 als bundesweiten Termin, einzelne Kammern haben aber früher abgeschaltet: Die IHK für München und Oberbayern hat ihr digitales Berichtsheft bereits zum 31. Dezember 2025 eingestellt. Maßgeblich ist immer die Mitteilung Ihrer zuständigen IHK.

Wie exportiere ich das digitale Berichtsheft der IHK?

Über das Serviceportal „meine IHK digital“: anmelden, die Kachel „Berichtsheftverwaltung“ öffnen und „Berichtsheftexport aller Einträge (.pdf)“ wählen. Die PDF-Datei speichern und gut aufbewahren. So beschreibt es die Exportanleitung der IHK München; der genaue Weg kann je nach Kammer abweichen.

Können neue Betriebe noch das IHK-Berichtsheft starten?

Nach Angabe der IHK Hannover sind Neuregistrierungen von Betrieben seit dem 22. September 2025 nicht mehr möglich. Bestehende Nutzer können das System bis zum Stichtag weiter verwenden.

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Quellen

Die Angaben beruhen auf den Mitteilungen der genannten Stellen. Stand der Recherche: 3. Oktober 2026. Prüfen Sie Fristen und Hinweise bitte immer bei Ihrer zuständigen IHK.