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Meisterheft

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Ratgeber für Ausbilder, Personal und Geschäftsführung

Berichtsheft Beispiele Kaufmann/-frau für Büromanagement: Einträge mit Rahmenplan

Stand: 3. Oktober 2026 · Lesezeit etwa 7 Minuten · Redaktion Meisterheft

Kurzantwort

In 30 Sekunden gelesen

Ein guter Berichtsheft-Eintrag für Kaufleute für Büromanagement nennt in Stichworten, was Sie in der Woche bearbeitet haben, mit welchem Programm und wie lange. „Post, Ablage, Telefon“ reicht nicht, „Quartalsbesprechung vorbereitet, Raum gebucht, Protokoll geschrieben und verteilt“ schon.

Unten finden Sie eine Beispielwoche und elf Beispiel-Einträge, darunter zwei aus Wahlqualifikationen. Jeder ist der passenden Position im Ausbildungsrahmenplan der BüroMKfAusbV von 2025 zugeordnet.

So liest sich ein guter Wocheneintrag

Ein Berichtsheft muss nicht schön formuliert sein. Nach der Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses reichen stichwortartige Angaben, etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche. Drei Bereiche gehören hinein: was Sie im Betrieb gemacht haben, welche Unterweisungen und Schulungen es gab und welche Themen in der Berufsschule dran waren. Dazu kommt, wie lange Sie woran gearbeitet haben.

Ein guter Eintrag beantwortet vier Fragen:

  • Was habe ich gemacht? Mit einem Verb: vorbereitet, geprüft, kassiert, gebucht.
  • Woran oder womit? Gerät, Programm, Ware oder Vorgang, ohne Namen von Kunden oder Patienten.
  • Wie lange? Stunden pro Tätigkeit oder pro Tag.
  • Was war neu? Was Sie zum ersten Mal oder zum ersten Mal allein gemacht haben.

Beispielwoche im 1. Ausbildungsjahr

BereichEintragZeit
Betriebliche TätigkeitMo bis Mi vormittags im Sekretariat: Posteingang geöffnet, gestempelt und verteilt, Rechnungen an die Buchhaltung weitergegeben, ausgehende Post frankiert. Büromaterial für die Etage nachbestellt.12 Std.
Betriebliche TätigkeitMi nachmittags und Fr: Termine der Abteilungsleitung koordiniert, Besprechungsraum gebucht, Protokoll der Teambesprechung geschrieben und verteilt. Zwei Kundenanfragen per E-Mail beantwortet.18 Std.
UnterweisungUnterweisung Datenschutz: welche Daten ins CRM dürfen, Umgang mit Bewerbungsunterlagen, Bildschirmsperre.2 Std.
BerufsschuleDo Berufsschule: Geschäftsbrief nach DIN 5008 gestaltet, Kaufvertrag und Lieferungsverzug. Tabellenkalkulation: Summen, Mittelwerte, bedingte Formatierung.8 Std.

Namen sind ausgedacht. Die Stunden sind ein Beispiel; maßgeblich ist Ihre tatsächliche Arbeitszeit.

11 Beispiel-Einträge mit Rahmenplan-Position

Jeder Eintrag unten gehört zu einer Position im Ausbildungsrahmenplan für Kaufleute für Büromanagement. Er steht in der Anlage der Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung von 2025 (BüroMKfAusbV). Abschnitt A gilt für alle, von Informationsmanagement (A 1) über Auftragsbearbeitung (A 6) bis zur kaufmännischen Steuerung (A 9). Abschnitt B enthält die zehn Wahlqualifikationen (B 1 bis B 10), von denen zwei im Ausbildungsvertrag festgelegt werden. Abschnitt C enthält übergreifende Inhalte wie Arbeitsorganisation (C 5) und Kommunikation (C 6). Die Zeitrichtwerte sind in den 1. bis 15. und den 16. bis 36. Monat geteilt.

Die Beispiele zeigen Form und Umfang. Schreiben Sie Ihr Berichtsheft mit Ihren eigenen Tätigkeiten, nicht abgeschrieben.

  1. Betriebliche Tätigkeit · 1. Ausbildungsjahr

    Post und Ablage

    Posteingang bearbeitet, Verträge eingescannt und im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Ordner mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist zur Vernichtung vorgemerkt und mit der Teamleitung abgestimmt.

    Rahmenplan-Position A 3 b, c: Bürowirtschaftliche Abläufe organisieren

  2. Betriebliche Tätigkeit · 1. Ausbildungsjahr

    Geschäftsbrief schreiben

    Antwort auf eine Kundenanfrage formuliert, nach DIN 5008 gestaltet, von Frau K. freigeben lassen und per E-Mail und Post versendet.

    Rahmenplan-Position A 2 a, b: Informationsverarbeitung durchführen

  3. Betriebliche Tätigkeit · 1. Ausbildungsjahr

    Telefonstatistik auswerten

    Anrufe im Kundenservice je Wochentag in einer Tabelle summiert, Durchschnitt berechnet und als Säulendiagramm in die Monatspräsentation der Abteilung übernommen.

    Rahmenplan-Position A 2 f–h: Informationsverarbeitung durchführen

  4. Betriebliche Tätigkeit · 1. Ausbildungsjahr

    Besprechung organisieren

    Quartalsbesprechung der Vertriebsleitung vorbereitet: Termin mit sechs Teilnehmenden abgestimmt, Raum und Technik gebucht, Unterlagen verschickt, Protokoll geschrieben und verteilt.

    Rahmenplan-Position A 4 a, b: Koordinations- und Organisationsaufgaben übernehmen

  5. Betriebliche Tätigkeit · 1. Ausbildungsjahr

    Büromaterial bestellen

    Bedarf an Toner und Papier für drei Etagen ermittelt, Angebote von zwei Rahmenvertragslieferanten verglichen, bestellt und den Wareneingang mit dem Lieferschein abgeglichen.

    Rahmenplan-Position A 7 a–d, f: Material und externe Dienstleistungen beschaffen

  6. Betriebliche Tätigkeit · 2. Ausbildungsjahr

    Rechnungen und Reklamation

    Rechnungen für ausgelieferte Aufträge im ERP erstellt. Eine Reklamation wegen falscher Liefermenge mit dem Lager geklärt und eine Gutschrift vorbereitet.

    Rahmenplan-Position A 6 e, g: Auftragsbearbeitung durchführen

  7. Betriebliche Tätigkeit · 2. Ausbildungsjahr

    Reisekosten abrechnen

    Dienstreiseanträge für zwei Kollegen im Außendienst geprüft, Reisekostenabrechnungen mit Belegen nach der betrieblichen Reisekostenrichtlinie vorbereitet.

    Rahmenplan-Position A 8 b: Personalbezogene Aufgaben übernehmen

  8. Betriebliche Tätigkeit · 2. Ausbildungsjahr

    Personalabteilung: Einstellung

    Bewerbungseingänge erfasst, Eingangsbestätigungen verschickt, Vorstellungsgespräche koordiniert. Unterlagen für den Arbeitsvertrag einer neuen Kollegin vorbereitet und die Meldungen an die Lohnabrechnung weitergegeben.

    Rahmenplan-Position B 6 h, j: Wahlqualifikation: personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen

  9. Betriebliche Tätigkeit · 3. Ausbildungsjahr

    Assistenz: Dienstreise organisieren

    Für die Geschäftsführung eine zweitägige Reise zu einem Kunden organisiert: Bahn und Hotel gebucht, Unterlagen zusammengestellt, nach der Reise abgerechnet und eine Wiedervorlage für offene Punkte angelegt.

    Rahmenplan-Position B 7 f, k: Wahlqualifikation: Assistenzaufgaben übernehmen

  10. Unterweisung · 1. Ausbildungsjahr

    Datenschutz

    Unterweisung durch die Datenschutzbeauftragte: personenbezogene Daten, Aufbewahrung und Löschung, was bei einer falsch versendeten E-Mail zu tun ist.

    Rahmenplan-Position C 4 a: Digitalisierte Arbeitswelt

  11. Berufsschule · 1. Ausbildungsjahr

    Lieferungsverzug

    Berufsschule: Voraussetzungen des Lieferungsverzugs, Mahnung an einen Lieferanten formuliert, Rechte des Käufers besprochen.

    Passt zu Rahmenplan-Position A 7 e: Material und externe Dienstleistungen beschaffen

Häufige Fehler

  • Die Wahlqualifikationen nicht erkennbar. Schreiben Sie dazu, in welcher Abteilung Sie eingesetzt waren, etwa Personal oder Einkauf. Dann sieht man im Nachweis, dass beide Wahlqualifikationen aus dem Ausbildungsvertrag vorkommen.
  • Personaldaten und Gehälter. Namen von Bewerbern, Gehälter oder Krankheitsgründe gehören nicht ins Berichtsheft. „Arbeitsvertrag für eine neue Kollegin vorbereitet“ reicht.
  • Jede Woche dieselben Stichwörter. „Empfang, Ablage, Telefon“ in jeder Woche zeigt nicht, dass Sie etwas Neues gelernt haben. Schreiben Sie dazu, was diese Woche anders war: ein neues Gerät, ein neuer Ablauf, eine Aufgabe, die Sie zum ersten Mal allein gemacht haben.
  • Nachträglich am Monats- oder Jahresende schreiben. Wer zwölf Wochen auf einmal nachträgt, erinnert sich nur noch an Überschriften. Die BIBB-Empfehlung sieht vor, das Berichtsheft täglich oder wöchentlich zu führen, und der Betrieb muss Ihnen dafür Zeit am Arbeitsplatz geben.
  • Die Berufsschule weglassen. „Berufsschule“ allein reicht nicht. Die Themen des Unterrichts gehören ins Berichtsheft, also zum Beispiel das Lernfeld und worum es in der Stunde ging.
  • Keine Stunden, keine Abwesenheiten. Aus dem Nachweis soll hervorgehen, wie lange Sie woran gearbeitet haben. Urlaub, Krankheit und Feiertage tragen Sie ebenfalls ein, damit die Woche vollständig ist.
  • Die Freigabe vergessen. Ausbilder sollen das Berichtsheft mindestens monatlich durchsehen und abzeichnen. Fehlende Unterschriften kurz vor der Prüfungsanmeldung nachzuholen kostet beide Seiten Zeit.

Berichtsheft digital führen

Wo das Berichtsheft digital geführt wird, lässt sich jeder Eintrag direkt einer Position des Rahmenplans zuordnen. Dann sehen Azubi und Ausbilder jederzeit, welche Inhalte schon vorkamen und wo noch etwas fehlt, und nicht erst kurz vor der Prüfung. Welches Werkzeug genutzt wird, entscheidet der Ausbildungsbetrieb.

Mehr dazu, wie Betrieb und Berufsschule im Berichtsheft zusammenkommen: Betrieb, Berufsschule und Berichtsheft.

Ihr Betrieb sucht noch ein digitales Berichtsheft?

Meisterheft ist das digitale Berichtsheft für Ausbildungsbetriebe. In Meisterheft schreiben Azubis ihre Wochenberichte, Ausbilder sehen sie durch und geben sie frei, und am Ende steht ein PDF für die Prüfungsanmeldung. Zeigen Sie es Ihrem Ausbilder.

Lieber erst ein Gespräch

Häufige Fragen

Wie ausführlich muss ein Wocheneintrag im Berichtsheft sein?

Nach der Empfehlung Nr. 156 des BIBB-Hauptausschusses reichen stichwortartige Angaben, etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche. Hinein gehören die betrieblichen Tätigkeiten, Unterweisungen und Schulungen sowie die Themen des Berufsschulunterrichts. Aus dem Nachweis soll außerdem hervorgehen, wie lange die Tätigkeiten gedauert haben.

Wo steht der Ausbildungsrahmenplan für Büromanagement?

In der Anlage zur Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung (BüroMKfAusbV) von 2025, in Kraft seit dem 1. August 2025 und veröffentlicht auf gesetze-im-internet.de. Abschnitt A gilt für alle, Abschnitt B enthält die zehn Wahlqualifikationen, Abschnitt C die übergreifenden Inhalte.

Müssen die Wahlqualifikationen im Berichtsheft vorkommen?

Ja. Zwei Wahlqualifikationen werden im Ausbildungsvertrag festgelegt und im Betrieb vermittelt, meist im 2. und 3. Ausbildungsjahr. Die Wochen in diesen Abteilungen gehören wie alle anderen in den Ausbildungsnachweis.

Muss ich das Berichtsheft zur Abschlussprüfung vorlegen?

Ja. Zur Abschlussprüfung wird nur zugelassen, wer den schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis vorgelegt hat (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG). Bewertet wird das Berichtsheft in der Prüfung nicht.

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Quellen

Die Angaben beruhen auf den Mitteilungen der genannten Stellen. Stand der Recherche: 3. Oktober 2026. Prüfen Sie Fristen und Hinweise bitte immer bei Ihrer zuständigen IHK.