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Vom IHK-Berichtsheft umziehen: Export, Übernahme und Weiterführen ohne Lücke

Stand: 3. Oktober 2026 · Lesezeit etwa 5 Minuten · Redaktion Meisterheft

Kurzantwort

In 30 Sekunden gelesen

Laufende Ausbildungen ziehen in drei Teilen um: Die Azubis exportieren ihr bisheriges IHK-Berichtsheft als PDF, ab einer festen Stichwoche geht es im neuen Werkzeug weiter, und die Export-PDF bleibt der Nachweis für die Wochen davor.

Eine automatische Übernahme der alten Einträge gibt es in der Regel nicht. Erledigen Sie den Umzug, solange das alte System noch läuft: Nach dem 31. Dezember 2026 sind Export und Nutzung nicht mehr möglich.

Der Umzug in fünf Schritten

Stichwoche festlegenWählen Sie eine Woche, ab der alle Azubis im neuen Werkzeug schreiben. Die letzte Woche im IHK-Berichtsheft ist die Woche davor. So entstehen weder Lücken noch doppelte Wochen.
Offene Wochen abschließenAlle Wochen bis zur Stichwoche im IHK-Berichtsheft schreiben und vom Ausbilder abzeichnen lassen, bevor exportiert wird. Ist das System abgeschaltet, lässt sich dort nichts mehr nachtragen.
Azubis exportieren lassenExportieren können nur die Auszubildenden. Jede und jeder lädt die PDF mit allen Einträgen herunter und gibt sie dem Betrieb.
PDF ablegenDer Betrieb legt die Datei je Azubi zu den Ausbildungsunterlagen. Erst danach, falls gewünscht, das Berichtsheft im Portal löschen; gelöscht lässt es sich nicht wiederherstellen.
Im neuen Werkzeug weiterschreibenAzubis einladen, Ausbildungsberuf und Ausbildungsbeginn hinterlegen und ab der Stichwoche die Wochenberichte dort schreiben und freigeben.

Export: nur die Azubis können ihn starten

Laut Exportanleitung der IHK Region Stuttgart können nur Auszubildende das Berichtsheft exportieren. Der Weg:

Im Serviceportal „meine IHK digital“ den Bereich Bildung öffnen und sich beim digitalen Berichtsheft anmelden.
Die Kachel „Berichtsheftverwaltung“ öffnen.
Unter „Berichtsheft herunterladen“ den „Berichtsheftexport aller Einträge“ wählen.
Die PDF-Datei an einem sicheren Ort speichern und dem Betrieb geben.

Ob Anlagen in der Datei enthalten sind, sagt die Stuttgarter Anleitung nicht. Sehen Sie die PDF nach dem Export einmal durch, bevor Sie im Portal etwas löschen. Der genaue Weg kann je nach Kammer abweichen.

Was mit den alten Einträgen passiert

Die alten Einträge wandern nicht von selbst in ein neues Werkzeug. Die IHK Halle-Dessau schreibt ausdrücklich, dass keine automatische Datenübernahme erfolgt: Betrieb und Auszubildende exportieren und übertragen die Daten selbst. Eine Ausnahme nennt die IHK Nürnberg für Mittelfranken: Dort lässt sich der exportierte Inhalt in Azubiheft importieren.

Für alle anderen Wege gilt: Die Export-PDF ist der Beleg für die Wochen bis zum Wechsel, das neue Werkzeug für die Wochen danach. Bewahren Sie beides zusammen auf. Wie Ihre Kammer den Nachweis bei der Prüfungsanmeldung sehen möchte, fragen Sie im Zweifel dort nach.

Vertrag und Prüfungsanmeldung

Vertrag: Im Ausbildungsvertrag steht die Form des Ausbildungsnachweises (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG), also schriftlich oder elektronisch, nicht das Werkzeug. Wer von einem elektronischen Berichtsheft zu einem anderen wechselt, bleibt bei der elektronischen Form.

Prüfung: Zur Abschlussprüfung wird nur zugelassen, wer den Ausbildungsnachweis vorgelegt hat (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG). In der Prüfungsanmeldung wird laut IHK Halle-Dessau bestätigt, dass die Nachweise ordnungsgemäß geführt wurden. Bei elektronisch geführten Nachweisen bringen Azubis laut IHK Nürnberg zur Prüfung nur die unterschriebene Urheberschaftserklärung mit; die Nachweise selbst werden auf Verlangen bereitgestellt, zum Beispiel als PDF. Für Azubis mit Umzug sind das zwei Dateien: die Export-PDF und die Ausgabe aus dem neuen Werkzeug.

Umzug zu Meisterheft

In Meisterheft hinterlegen Sie Ausbildungsberuf und Ausbildungsbeginn je Azubi, der Ausbildungsrahmenplan ist dabei. Ab der Stichwoche schreiben die Azubis ihre Wochenberichte, der Ausbilder gibt sie per Klick frei, und der Nachweis lässt sich jederzeit als PDF ausgeben. Die Wochen vor dem Wechsel übernehmen wir heute nicht als einzelne Einträge; dafür bleibt die Export-PDF aus dem IHK-System.

Worauf Sie bei der Wahl eines Nachfolgers allgemein achten sollten: Checkliste für den digitalen Ausbildungsnachweis. Den Überblick über Stichtag und Rechtslage gibt Digitales Berichtsheft der IHK wird eingestellt.

Umzug vom IHK-Berichtsheft: Wir helfen dabei

Wir gehen mit Ihnen Export, Stichwoche und die Einladung der Azubis durch, damit der Nachweis ohne Lücke weiterläuft. Die Hilfe bei der Einrichtung ist kostenlos; gemeinsam per Videogespräch kostet die Einrichtung mit Begleitung 149 € einmalig. Wer bis zum 31. Dezember 2026 vom digitalen Berichtsheft der IHK wechselt, zahlt im ersten Jahr zusätzlich die Hälfte.

Häufige Fragen

Werden meine alten Einträge automatisch in das neue Tool übernommen?

In der Regel nicht. Die IHK Halle-Dessau schreibt ausdrücklich, dass keine automatische Datenübernahme erfolgt; Betrieb und Auszubildende exportieren und übertragen die Daten selbst. Eine Ausnahme nennt die IHK Nürnberg: Dort lässt sich der exportierte Inhalt in Azubiheft importieren.

Wer kann das IHK-Berichtsheft exportieren?

Laut Exportanleitung der IHK Region Stuttgart nur die Auszubildenden. Sie melden sich im Serviceportal an, öffnen die Berichtsheftverwaltung und wählen „Berichtsheftexport aller Einträge“. Heraus kommt eine PDF-Datei, die der Betrieb sich geben lassen sollte.

Reicht die Export-PDF als Nachweis für die Wochen vor dem Wechsel?

Sie ist der Beleg für diese Wochen. Bei elektronisch geführten Nachweisen müssen sie laut IHK Nürnberg auf Verlangen bereitgestellt werden, zum Beispiel als PDF. Bewahren Sie die Export-PDF deshalb zusammen mit dem Nachweis aus dem neuen Tool auf und fragen Sie im Zweifel bei Ihrer Kammer nach, wie sie beides sehen möchte.

Muss der Ausbildungsvertrag geändert werden, wenn wir das Tool wechseln?

Im Vertrag steht die Form des Ausbildungsnachweises (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG), also schriftlich oder elektronisch, nicht das Werkzeug. Wer von einem elektronischen Berichtsheft zu einem anderen wechselt, bleibt bei der elektronischen Form. Wer auf Papier umsteigen will, sollte das mit der Kammer klären.

Bis wann muss der Export erledigt sein?

Spätestens bis zum 31. Dezember 2026; danach sind laut IHK Region Stuttgart Export und Nutzung nicht mehr möglich. Einzelne Kammern haben früher abgeschaltet. Besser ist ein Wechsel zu einer festen Stichwoche, solange das alte System noch läuft.

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Quellen

Die Angaben beruhen auf den Mitteilungen der genannten Stellen. Stand der Recherche: 3. Oktober 2026. Prüfen Sie Fristen und Hinweise bitte immer bei Ihrer zuständigen IHK.